ระบบ HIS ล่มไม่ใช่คำถามว่า "จะเกิดไหม" แต่คือ "เมื่อไหร่" ไม่ว่าจะเป็นไฟดับ เน็ตเวิร์กมีปัญหา หรืออัปเดตระบบผิดพลาด สิ่งที่ตัดสินว่าผลกระทบจะหนักแค่ไหน คือแผนสำรองที่เตรียมไว้ก่อนล่วงหน้า
1. รู้ทันทีว่าระบบล่ม ไม่ใช่มารู้ตอนคนไข้ต่อคิวยาว
ควรมีจุดตรวจสอบสถานะระบบอัตโนมัติที่แจ้งเตือนผู้ดูแลทันทีที่เชื่อมต่อไม่ได้ ไม่ต้องรอให้พยาบาลโทรมาแจ้งก่อน
2. แบบฟอร์มกระดาษสำรองที่พร้อมใช้ทันที
พิมพ์เตรียมไว้ล่วงหน้าและวางในจุดที่หยิบง่าย ไม่ใช่ไปเปิดหาไฟล์ในคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานไม่ได้อยู่แล้ว
3. รู้ชัดว่างานส่วนไหนห้ามหยุดแม้ระบบล่ม
เช่น การจ่ายยาฉุกเฉินและห้องอุบัติเหตุ-ฉุกเฉิน ต้องมีขั้นตอนสำรองเฉพาะที่ซ้อมไว้ล่วงหน้า ไม่ใช่มาคิดสดหน้างาน
4. คีย์ย้อนหลังให้ครบทันทีที่ระบบกลับมา
กำหนดผู้รับผิดชอบคีย์ข้อมูลจากแบบฟอร์มกระดาษเข้าระบบ พร้อมเช็กให้ครบทุกใบก่อนปิดเคส ไม่ปล่อยให้ตกหล่น
5. สรุปเหตุการณ์ทุกครั้งหลังระบบกลับมาใช้งานได้
บันทึกสาเหตุ ระยะเวลาที่ล่ม และจุดที่แผนสำรองยังไม่ลื่นไหล เพื่อปรับปรุงก่อนเหตุการณ์ซ้ำ
